オフィスを移転するには、さまざまな工程が発生します。スムーズにオフィス移転を進めるために、オフィス移転の流れを事前に把握しておくことが大切です。
そこで今回はオフィス移転の基本的な流れについてと、移転の前にすべきことをご紹介します。

オフィスを移転する前にすべきこと

まずは、オフィス移転をする前にすべきことを2つご紹介します。
特に旧オフィスの原状回復はオフィス移転を計画する際に忘れがちな項目ですので、工事にかかる予算や日程は必ず計画に含めておきましょう。

旧オフィスの解約手続き

オフィス移転が決まったら、旧オフィスの解約手続きを始めます。旧オフィスの賃貸契約書の内容を確認し、適切な時期に解約通知を出しましょう。
オフィスを退去する6カ月前に、解約通知を出すのが一般的です。解約直前の通知は認められない場合もあるため、必ず賃貸契約書に従って解約手続きを進めましょう。
オフィス移転に関する賃貸契約書を確認する際には、解約予告期間だけでなく敷金・委託金の返却期間などもチェックしておきましょう。

旧オフィスの原状回復工事

旧オフィスを解約する際には、原状回復工事もしなければなりません。
原状回復工事は、契約で業者が指定されている場合もありますが、指定されていない場合は自社で業者を探さなければなりません。解約通知を出すタイミングで業者探し、および依頼を進めておきましょう。
この際、オーナーやビルの管理会社に確認をとった上で工事の予算を決定します。工事予算が、業者選びの基準にもなります。

新オフィスへの移転ですべきこと

新オフィスを移転する際の基本的な流れは以下の通りです。

①移転目的を決める
②新オフィスの物件探し
③レイアウトを構想する
④オフィス家具の選定および発注
⑤引越し業者の選定および契約
⑥社内マニュアルの作成
⑦引越し準備および引越し
⑧各種届出手続き

それぞれについて詳しく解説します。

①移転目的を決める

まずは、移転目的を明確にしておきましょう。移転目的が明確でないと時間と予算をかけてオフィス移転をしても、従業員に不満が溜まるだけの結果になる恐れもあります。
オフィスを移転する目的はさまざまです。従業員の人数増加によるオフィスのスペース不足や、賃料の見直しなどが一例として挙げられます。
現在のオフィスの問題点を把握したうえでオフィス移転をしなければ、移転する意味がありません。

②新オフィスの物件探し

移転目的が決まったら、その移転目的に合う新オフィスを探します。

立地や場所、最寄駅などのアクセスの利便性が重要です。業者によりますが、オフィスの場所が企業のブランディングとなることもあるため、新オフィスの立地は慎重に検討する必要があります。
また、従業員の通勤の負担の軽減のために駅からなるべく近い場所を選ぶことも大切です。

③レイアウトを構想する

オフィスの物件が決まったら、レイアウトを構想します。

エントランスや会議室、休憩室、応接室の配置を、プロである業者と相談しながら決めていきましょう。見た目と使い勝手のバランスを取りつつ、具体的にレイアウトを決めてください。

④オフィス家具の選定および発注

レイアウトが決まったら、オフィス家具を選定します。

旧オフィスからオフィス家具を持っていくこともできますが、必要に応じて新たにオフィス家具を追加したり買い替えたりするのも選択肢の1つです。。
家具を選定したら見積もりを出してもらい、問題がなければ発注します。同時に廃棄する家具もリストアップして、業者に見積もりを依頼しましょう。

⑤引越し業者の選定および契約

オフィス家具も発注できたら、引越し業者を選びます。複数の業者から見積もりをもらって、最適な業者を見つけましょう。引越し業者が決まったら、契約および引越しの日程を決めます。
なお、引越し業者に依頼する際には廃棄するオフィス家具を引き取ってもらえるかも確認しましょう。引越し業者に引き取ってもらえれば、別途処分する手間が省けます。

⑥社内マニュアルの作成

オフィス移転の日程が明確になってきたら、社内向けの移転マニュアルを作成します。社員へのオフィス移転は、移転が決まったタイミングで早急に伝えておき、引越しまでのスケジュールも早めに共有しましょう。
引越し日程が具体的に決まったら、オフィス移転に関する役割分担をし、社員ごとまたは部署ごとに移転物品・残留物品・廃棄物品のリストアップをしましょう。

⑦引越し準備および引越し

引越しの日程が近づいてきたら、社内マニュアルに沿って社員ごとに引越しの準備をしてもらいつつ、会社全体ではデータのバックアップや備品の梱包作業を進めます。
引越し当日には、旧オフィスと新オフィスでそれぞれ立ち会い人員を配置します。特に旧オフィスには、残留物がないかを確認するために必ず詳しい人員を配置してください。

⑧各種届出手続き

引っ越しが完了したら、各種届出をします。オフィス移転に伴う届出は主に以下の通りです。

・本店移転登記申請書（法務局）
・給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書（財務局）
・事業開始等申告書（都道府県税事務所）
・適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（社会保険事務所）
・労働保険名称・所在地等変更届など（労働基準監督署）
・事業主事業所各種変更届（公共職業安定所）
・郵便物届出変更届（郵便局）

まとめ

オフィス移転は綿密な計画を事前に立てて、段階を踏んで行う必要があります。
旧オフィスでの適切な解約手続きをしつつ、新オフィスへの移転をスムーズにできるように、適切なスケジュールを作成しましょう。