オフィス備品の勘定科目には「消耗品費」「事務用品費」「備品」など、細かい分類があり、どれを選べばよいのか迷ってしまうという方もいるでしょう。
なぜなら、勘定科目には厳密なルールが法律で定められていないためです。
そのようなときに、それぞれの勘定科目の違いを把握しておくと悩まずに仕訳ができます。

今回の記事では、オフィス備品の勘定科目の違いについて紹介します。

勘定科目とは？

勘定科目とは、取引の内容を帳簿に記入し、わかりやすく分類するための項目です。
商品を購入した場合は「仕入れ」に、電話やインターネットの支払い、郵便代は「通信費」など、取引内容の性質を表せます。

勘定科目を分ける理由は、項目ごとに集計額を算出するためです。
勘定科目を項目ごとに分けておくと、後から確認しやすくなり、経費の見直しをする際に役立ちます。

しかし、オフィス備品の勘定科目には悩むことがあります。勘定科目は明確に科目が分けられ、固定されているわけではないため、自社でルールを決めて分類しましょう。

オフィス備品の勘定科目

オフィス備品の仕訳には、どのような勘定科目があるのでしょうか。
備品の勘定科目には「消耗品費」や「事務用品費」「備品」があります。
ここでは上記の勘定科目のほか「雑費」についても詳しく紹介します。

消耗品費とは

消耗品費とは、1年未満の耐用年数、取得価額が10万円未満の物品を購入した際に使用する勘定科目です。
勘定科目は法律で定められているわけではないため、かならず消耗品費として処理をする必要はなく、事務用品費や雑費として処理しても問題ありません。
ただし、会計処理は一貫性が求められるため、同じ取引には同じ勘定科目を使いましょう。

消耗品の例
ティッシュ類・洗剤類・電球などの日用品
コピー用紙・DVD・ボールペンなどの事務用品
パソコン・デスク・カメラなどの工具・器具・備品
他にも、ソフトウェア代金・切手・ガソリン代　など

事務用品費とは

事務用品費とは、1年未満の耐用年数、取得価額が10万円未満のデスク回りの備品や文房具など、事務に関係する備品を管理する勘定科目です。
事務用品の購入数や金額が少なければ消耗品費として一括りにすると、勘定科目がシンプルにできます。
ただし、細かく分類分けをして管理をしたい際には、事務用品費を設定するとよいでしょう。

事務用品費の例
コピー用紙・コピー機のインキ・封筒・ボールペン　など

備品とは

備品とは、耐用年数が1年以上、取得価額が10万円以上の備品を購入した際に使用する、固定資産の勘定科目です。
耐用年数とは、オフィス備品が使用できる年数を表しており、資産の種類に応じて明確に定められています。

固定資産にあたる備品は、資産を耐用年数で割って減価償却します。
例えば、金属製は15年、金属製ではなければ8年です。

備品の例
応接セット・パソコン・連暖房器具・冷蔵庫　など

雑費とは

雑費とは、他の勘定項目に当てはまらず一時的な費用であり、使用頻度の低い物品を購入した際に使用する勘定科目です。
物品が定義されておらず、さまざまな備品を雑費として計上できるため、便利な勘定項目である一方、後から見直した際には分かりづらいということもあるでしょう。
そのため、できるだけ「雑費」は避けて他の勘定科目で計上しましょう。

雑費の例
一時的なレンタル費用・クリーニング代・資料費や書籍費・クレジットカードの年会費　など

消耗品と備品の仕訳方法

オフィス備品の仕訳は、勘定項目ごとに耐用年数や金額などの条件が異なるため、条件に合う仕訳をします。
ここでは「消耗品」と「備品」2つの仕訳方法を紹介します。
オフィス備品を購入する際には、仕訳に抜けや漏れがないかを確認しましょう。

消耗品費で仕訳する

短期間で使い切ることが前提の消耗品は「費用」と「資産」のどちらにも仕訳可能です。
消耗品を購入したとき、「費用」として計上する際に消耗品費で仕訳します。
従業員が多い会社では、大量の消耗品を購入することがあります。決算時までに使いきれず、在庫が残った際には「消耗品」として計上するとよいでしょう。
1万円分の消耗品を「費用」として計上し、決算時までに半分使い切れず在庫になった際の例を以下で紹介する。

＜仕訳例＞

購入時）
借方　消耗品費：1万円
貸方　現金：1万円

決算時）
借方　消耗品：5,000円
貸方　現金：5,000円

また、1万円分の消耗品を「資産」として計上し、決算時までに半分使い切れず在庫になった際の仕分け例は以下の通り。

＜仕訳例＞

購入時）
借方　消耗品：1万円
貸方　現金：1万円

決算時）
借方　消耗品費：5,000円
貸方　消耗品：5,000円

備品で仕訳する

10万円以上の備品は固定資産となるため、購入時だけではなく決算時にも耐用年数に応じた減価償却の仕訳をします。
備品を購入した際「会計」「税務」で計上方法が異なります。
会計では「費用として計上する」または「3年かけて減価償却する」のどちらかを選択可能です。
一方税務では「3年かけて減価償却する」のみが選択できます。

15万円のオフィス備品を購入した際の仕訳例

購入時)

借方　一括償却資産：150,000円
貸方　現金：150,000円

決算時)

借方　減価償却費：50,000円
貸方　減価償却累計額：：50,000円

まとめ

オフィス備品の主な勘定科目は、以下の通りです。

・消耗品費
・事務用品費
・備品

消耗品費や事務用品費は、1年未満の耐用年数、取得価額が10万円未満の物品を購入した際に使う勘定項目です。
それに対し、1年以上の耐用年数、取得価額が10万円以上の物品は固定資産となり、備品として計上します。
耐用年数は、金属製なら15年、それ以外は8年です。
勘定項目に明確なルールはありませんが、同じ取引の勘定科目は毎回同じにして、参照性の高い帳簿付けをしましょう。