オフィスを移転するとなると、すべきことが多数あって整理できずに悩んでいる方もいるかもしれません。そこで今回は、オフィス移転をスムーズに進めるために役立つオフィス移転でやることリストをご紹介します。
このリストでオフィス移転の流れやすべきことを把握し、スムーズにオフィスを移転しましょう。

オフィス移転でやることリスト

オフィスを移転するとなると、旧オフィスの解約や新オフィスの物件探し、引越しなどさまざまなことをしなければなりません。特に、初めてオフィス移転をすると何をどのような手順で行えばよいかわからないという場合もあるでしょう。

ここからはオフィス移転ですべきことを詳しくご紹介しますので、各項目を元にリストを作成しておけば抜け作業無く移転ができるでしょう。

旧オフィスの解約

オフィスの移転を決めた場合、まずすべきことは旧オフィスの解約です。

多くの賃貸契約では、解約の6カ月前までに解約申出を提出しなければなりません。遅れると希望の日までに解約できなくなるため、まずは賃貸契約書を確認して指定の期日までに解約申出をしましょう。
また、旧オフィスを解約する際には原状回復工事も必要になります。指定の業者がない場合は、自社で業者を探して依頼しましょう。

移転目的の設定と物件探し

オフィス移転を決定する前にしておくべきことは、移転目的の設定です。

社員数の増加や賃料の見直し、立地の悪さなど、オフィス移転の原因はさまざまでしょう。そのため、まずは現状の課題を洗い出して移転目的を明確にしましょう。
移転の目的が明確になったら、その移転目的に合った物件を探します。例えば、立地の悪さを改善したいのであれば、予算とのバランスを見ながら立地のより良い物件を重点的に探しましょう。

レイアウトプランニング

物件が見つかったら、レイアウトプランニングをします。

エントランスや応接室、会議室など、従業員のみが使う場所と訪問者が使う場所などを分けて考慮しながら、レイアウトを具体的にプランニングしましょう。
プロの業者に相談しながら進めると、実際にオフィスを使った時に「もっとこうすればよかった」と後悔することが少ないでしょう。

オフィス家具の選定と発注

レイアウトプランニングができたら、必要に応じてオフィス家具を選定します。オフィス家具は、旧オフィスから持って行くこともできますが、追加したい場合や古くて買い替えたい場合は新たにオフィス家具を選んで発注しましょう。
オフィス家具を買い替える場合、不要なオフィス家具を廃棄する必要があり、廃棄には費用が掛かります。
このタイミングで、廃棄にかかる費用についても確認しておきましょう。

引越し業者選び

引越し業者選びも必要です。

複数社から見積もりを取って、信頼して任せられる業者を選びましょう。
また、引越し業者に依頼する際に廃棄したい家具の引き取りをしてもらえるかも確認しましょう。引越し業者に引き取ってもらえれば、その分廃棄の手間が省けます。

社内マニュアルの作成と共有

引越しの日程が決まったら、スケジュールや役割などを記載した社内向けの移転マニュアルを作成し共有します。引越しまでに整理すべきことやオフィス移転に関する役割分担をすることで、社内全体でスムーズにオフィス移転を進められます。
なお、オフィス移転が決まったら、移転する旨は早めに全社員で共有しましょう。早めに伝えておくことで、社員の理解を得やすくなります。

引越し

引越しが近づいたら、割れ物などは割れないように丁寧に梱包しつつ、社員それぞれの荷物を業務に差支えが出ない範囲でまとめていきましょう。
引っ越し当日は、引越し業者による荷受けと搬送です。引越し当日は、旧オフィスと新オフィスでそれぞれ立ち会いをします。特に、旧オフィスでは残置物がないかなどをしっかり確認しましょう。

各種届出

引越しを終えたら、各種届出手続きをします。

届出手続きは法務局、税務局、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所、郵便局などでそれぞれ行います。
手続き期限がそれぞれ設けられているため、余裕を持って早めに届出を済ませましょう。

内装工事

新オフィス構築で必要不可欠なのが内装工事です。内装は、従業員のモチベーションにも影響を与えるため、慎重に決めていく必要があります。
また、内装工事が完了していないとオフィスを移転できません。そのため、余裕を持って移転の3カ月前までには業者に依頼しておきましょう。

電気・通信に関する手続きおよび工事

内装工事と共に、電気・通信に関する手続きおよび工事も必要不可欠です。新オフィスにて、指定業者の有無を確認し、指定の業者がない場合は自社で業者を選びましょう。電気や通信に関する業者も、遅れるとオフィス移転のスケジュールに影響しかねないため、余裕を持って移転の3カ月前までに依頼しておいてください。

オフィス移転にかかる費用の内訳は？

オフィス移転には多くの費用がかかります。一般的な費用の内訳は以下の通りです。

・新オフィスの契約料（敷金、礼金、保証会社費用、仲介手数料など）
・新オフィスへの移転にかかる費用（引越し費用、内装工事費用、オフィス家具購入費用など）
・旧オフィスの退去費用（原状回復費用、廃棄処分費用など）

その他諸費用として、届出手続きにかかる手数料、名刺やパンフレットの作り直しにかかる費用なども発生します。

まとめ

オフィス移転は、旧オフィスとの賃貸契約や業者との契約など、余裕を持って進めておかないとスケジュールが守れず、業務に悪影響が出ます。
すべきことを事前に把握し、余裕を持って行動しましょう。